Alerta en caso de correo urgente
¿Cómo avisar a un equipo de guardia cuando se recibe un correo urgente?
Cuando un correo electrónico urgente es enviado por un particular o por un sistema automatizado, puede requerir una respuesta rápida de los equipos de decisión o respuesta.
Sin embargo, con los sistemas tradicionales de correo electrónico, no hay garantía de que se advierta la llegada de un mensaje, sobre todo fuera del horario laboral.
Por lo tanto, es crucial establecer un sistema para alertar únicamente a las personas de guardia durante sus horas de trabajo, para no molestar a los demás miembros del equipo.
Planificar el personal de guardia afectado por el correo electrónico
La solución Planitel permite planificar eficazmente los turnos de guardia.
Además de transferir automáticamente las llamadas a las personas de guardia, Planitel permite programar alertas cuando se reciben correos electrónicos importantes.
Esta función le permite enviar alertas cuando llega un correo electrónico urgente, sólo a las personas en el horario de guardia, evitando interrupciones a otros miembros del equipo.
Seleccionar correos importantes para activar la Alerta de Correo
Con la alerta de correo electrónico de Planitel, puede definir criterios para seleccionar los correos electrónicos importantes que requieren una alerta:
- Dirección específica: Filtra los correos electrónicos recibidos en una dirección de emergencia específica.
- Asunto: sólo se tienen en cuenta los correos electrónicos con una palabra clave específica en el asunto.
- Contenido del mensaje: Detectar la presencia de un código, palabra o frase específica en el texto del correo electrónico.
Acciones en caso de correo electrónico importante
Planitel permite programar varios tipos de alerta para informar a las personas de guardia de la llegada de un correo electrónico importante:
- Reenvío inmediato del correo electrónico: el correo electrónico se reenvía directamente a las personas de guardia.
- Mensajes de texto automáticos: se genera un mensaje de texto para notificar a las personas de guardia que ha llegado un correo electrónico importante.
- Llamada automática: se activa automáticamente una llamada telefónica con un mensaje pregrabado.
Este último tipo de alerta es especialmente eficaz, ya que el teléfono suena hasta que la persona que llama responde.
Además, se puede solicitar confirmación de recepción mediante una tecla, como la tecla de asterisco.
Conclusión Alerta de correo
La herramienta Planitel no sólo permite asegurar la recepción de correos electrónicos importantes, sino también reducir los tiempos de reacción.
Mediante la programación de los turnos de guardia y la programación de las alertas adecuadas, Planitel se asegura de que se informa rápidamente a las personas adecuadas, garantizando una respuesta eficaz y rápida en caso de emergencia.