¿Cómo gestiona su servicio de atención telefónica?
Incorporación al servicio de guardia
El primer paso consiste en listar y registrar en la interfaz de Planitel a todas las personas implicadas en la gestión del número de guardia.
La información esencial que hay que facilitar es el nombre y el número de teléfono de cada persona (normalmente su teléfono móvil).
Es posible añadir varios números de contacto para la misma persona, a los que se llamará si no se responde al primero.
También puede indicar un servicio, como la recepción de la empresa en horario de oficina.
Todas las personas de guardia aparecerán en distintos colores.
Introducción del horario de guardia telefónica
Una vez introducidas las personas susceptibles de responder, el calendario es extremadamente fácil de rellenar.
Basta con seleccionar una persona o un departamento y arrastrarlos con el ratón hasta el horario.
Numerosas funciones facilitan esta etapa, como la definición de periodos de guardia predefinidos y las opciones de copia.
Puede asignar varias personas a la misma franja horaria para satisfacer todas sus necesidades de escalado de llamadas.
Situación de guardia
Si una persona o un equipo de guardia no responden, hay varios escenarios posibles:
- Transferencia automática de llamadas a uno o varios supervisores.
- Activar un servicio de mensajes telefónicos con o sin contestador automático.
Si la persona que llama deja un mensaje, éste se envía automáticamente por correo electrónico con un archivo adjunto.
También puede recibir un SMS con el enlace al mensaje.
También dispone de funciones de alerta que le avisan si una llamada no es atendida por el equipo de guardia.
Automatización del número de guardia
Una vez elaborado el calendario, Planitel transfiere automáticamente sus llamadas de guardia en función de las fechas y horas definidas.
Se acabaron las manipulaciones manuales para transferir llamadas o los teléfonos que pasan de mano en mano.
Y siempre tendrá la posibilidad de modificar la programación en tiempo real, gracias al acceso a Internet.
Recepción de llamadas de guardia
El número de guardia único es redirigido automáticamente a las personas de guardia en el horario.
Cada persona de guardia tiene un proceso de llamada correspondiente.
Puede ser una simpledesvío a un móvil, a un centro de llamadas en Francia o en el extranjero, pero también toda una serie de llamadas en cascada, en un orden determinado en caso de línea ocupada o de no respuesta.
Consulta del horario telefónico
El responsable delservicio de guardia puede ver al instante si el servicio se está realizando las 24 horas del día.
Se le puede notificar por correo electrónico si hay un periodo de tiempo en el que no hay nadie de guardia.
Puede modificar una redirección de llamadas desde cualquier lugar en tiempo real en caso de que se produzca un imprevisto.
El acceso a estadísticas detalladas con la posibilidad de dejar un comentario ayudará a mejorar la calidad del servicio de guardia para seguir estando plenamente disponible las 24 horas del día.